導入前の課題
窓口受付による利用者の負担や職員の手間
――システム導入前の運用の課題点や、導入検討に向けて壁になったことなどを教えてください。
古張様: 導入前の状況としては、基本的に紙ベースで、窓口で受け付けているような状況だったので、市民の皆様にはご来館いただく手間がありました。また、（コミセンは）朝10時に開館するのですが、9時頃や9時30分頃から並ばれている方がいらっしゃって、時間的に余裕がある市民の方しか並べないので、働く世代の方が利用しにくい状況でした。さらに、紙台帳に職員が手で記入しているので、チェックしながらではあるのですが、記載ミスも年に数件は出ているような状況でした。導入前の状況として、そういったところを解消したいと考えていました。
新藤様: コミセンによって多少差がありますが、申し込み開始の日に大雨や雪となった場合でも窓口に直接申し込みに来ないといけない点も課題となっていました。
バラバラなルールを一気に見直し
――その後導入検討をするにあたって、今まで紙ベースだった運用をデジタル化するという面で課題はありましたか。
新藤様: 私自身は2023年4月から井の頭コミセンに来ましたが、その前から施設予約の運用面で課題を認識しており、システム導入を検討していました。その中でいくつかの事業者にヒアリングもしましたが、実際にシステムを導入するにあたっての様々な調整が進んでいませんでした。2023年度の連休前から2024年度予算化に向けて一気に動き始めました。複数の事業者さんから経費面のお話を聞き、並行して10月くらいまでの半年間くらいで、システムとして必要な機能など代表的な要件の整理を行いました。三鷹市コミュニティ推進計画に位置付けられたこともあり、一気に動き出しました。
西澤: 導入のタイミングという面では、弊社は業者選定プレゼンの後からお話を伺いましたが、その後で運用整理なさったと認識しています。なので、その前の年にご検討されていた段階では何をベースに業者選定をされたのか気になっていました。
山下様: 今回システム導入の対象となったコミセンは三鷹市内に7か所あります。それらは普通の公共施設と違って、住民が運用・運営に関わるという形をとっているため、各コミセン設立の段階から住民が自分たちにより自主的に運営してきました。その結果、7か所それぞれが独自ルールに基づいて運営されるようになり、課題になっていました。3年前にも（山下様が勤務されている）まちづくり三鷹へ相談が来た経緯があります。はじめは各職員で横並びに各運用ルールを整理していこうとしたのですが、あまりにも運用がバラバラなのと、普段のご利用を通して自分たちでルールを作っている住民の方々もいらっしゃったため、うちはこうだ、といった主張が優先され、なかなか揃わなかったというのが実態でした。今回のプロポーザルで業者に来てもらい説明を聞くにあたって、ある程度のルールは揃えようかと考えてはいたものの、結局は揃わないまま実は見切り発車の状態でした。一方で、システム業者のほうでも何か工夫があって、運用を揃えられる可能性があるのでは、という話にもなり、業者の提案も聞いてから考えよう、というように、同時進行で検討していく流れになりました。
新藤様: 7施設の事務局長と、市役所の担当方で集まる「事務局長連絡会」という会合が基本的に月に1回あるので、その場を活用して各施設でバラバラとなっているルールを一気に見直そう、という調整を2023年度中に行いました。また、コミセンは住民たちが独自のコミュニティ活動をしていく場という位置づけになっている施設なので、ある程度は住民の自主的な運営を尊重する必要がありました。とは言いながらも、システム化した際に申し込みルールがバラバラなのは不自然さが伴うため、市役所側の意向も鑑み調整を進めました。2023年度の概ね秋口ぐらいまでに大枠は調整できたのですが、それでも折り合わないところは残っている状況でした。その後予算化できたので、本格的に2024年度に調達を進めることになりました。普通もっとゆっくりなんですけどね。
3つのプロジェクトが同時進行
山下様: 先行で稼働した2館の方々には本当にご協力をいただきました。2館があってこその今ですね。
新藤様: そうですね。また、並行してあと2つプロジェクトが動いていました。1つは、施設予約システムの入り口となるコミセンのホームページがあまりにもクラシックなものだったので、予約システムが動く前までにCMSを入れた共通の基盤を動かす、というもの。加えて2つ目は、事務局にあったパソコン等のセキュリティレベルを上げる必要があったため、CMSが動く前にネットワーク基盤を含めたすべての環境を整える、というプロジェクトです。施設予約システムの導入と合わせたこれら３つのプロジェクトを2024年の4月からやってよく間に合ったなって。今でも不思議なくらいです。
西澤: 我々との打ち合わせが終わった後に、「この後パソコンの打ち合わせだ」みたいなことが結構ありましたね。「もう後ろがあるので、ちょっと」みたいな感じで。
新藤様: そうですね。別の会社さんが待っているので…みたいな場面もありましたよね。
