システム導入の背景
斎場施設システムの導入に至った経緯と成果をお聞かせください。
以前は他社の電話予約システムを利用していましたが、「Seagull-LC斎場施設システム」へ変更をしました。WEB予約システムを導入したことで、画面上で予約状況が一目で確認できるようになり、利用者からも「わかりやすい」と好評です。また、システム導入前までは、電話での予約受付や確認に多くの時間を割いていた斎場職員の事務負担が大幅に軽減され、他の作業にも十分な時間を確保できるようになりました。
WEB予約システムの導入により、予約のミスや連絡漏れのリスクが減り、斎場運営全体の効率化が図られています。運営が円滑に進むようになったことで、職員の負担軽減だけでなく、利用者へのサービス向上にもつながっていると感じています。こうした成果から、システムを導入してよかったと感じています。
「Seagull-LC 斎場施設システム」の活用状況
現在、貴組合ではYECの「Seagull-LC 斎場施設システム」をどのように活用しているかお聞かせください。
当斎場では、インターネットからの予約受付をはじめ、斎場職員が利用する申請事務や料金支払い事務、さらに予約確定後の葬家の施設利用管理といった業務全般にわたり、「Seagull-LC 斎場施設システム」を幅広く活用しています。現在では、毎日の業務に欠かせない存在となり、日々の運用の中で非常に重宝しています。
特に使いやすいと感じるのは、葬儀社や葬家からお問い合わせがあった際、システムですぐに検索し、必要な情報を確認できる点です。WEB予約システム導入前は紙台帳での管理を行っていたため、確認作業に時間と手間がかかっていましたが、現在では過去の予約情報や今後の予約情報を迅速に確認できるようになり、大きな利便性を実感しています。
過去の使用状況などの統計データを確認・出力できる機能も活用しています。月末や年度末などの定期的な統計作業に加え、各葬儀社の過去の利用状況を確認する際に、活用しています。
また、運行管理システムで、式場前や待合室前に設置したディスプレイで葬家の案内表示を行っていますが、現在まで不具合もなく運用できています。
「Seagull-LC 斎場施設システム」の導入によって業務全体が効率化され、運営がよりスムーズになったことを実感しています。
構築業務におけるYECへの評価
システム稼働に向けた構築業務におけるYECの評価についてお聞かせください。
導入当初は、新規のシステム導入ということで、短期間での対応が求められる中、こちらの要望に最大限応えていただき、大変満足しています。限られた時間の中でも、私たちの意見や要望を丁寧にヒアリングしてもらい、導入に至るまで非常にスムーズに進めることができました。
今回の更新作業では、組合が主体となって進めていましたが、斎場職員の意見も十分に取り入れて対応してもらいました。職員の現場目線から出された意見や提案が多くありましたが、それらにも真摯に耳を傾け、可能な限りシステムに反映してもらい、感謝しています。
特に印象的だったのは、営業担当の方だけでなく、システム担当の方々も現場の声に直接触れ、丁寧に対応してくれた点です。現場からの要望は細かい部分にまで及びましたが、一つひとつをしっかりと検討し、適切な提案や対応をしてもらいました。
新しいシステムの導入は期待と不安が入り混じるものですが、担当の皆様の丁寧な対応のおかげで、不安なく導入を進めることができました。今後も、さらなる意見交換をしながら、より良いシステムとして活用していければと思っています。
「Seagull-LC 斎場施設システム」導入後の効果
引き続きのご利用にはなりますが、予約業務の効率化に関する効果をお聞かせください。
WEB予約システム導入前は、電話で空き状況の確認対応、予約情報を聞き取る対応を職員が行っていました。しかし、システム導入後は、これらの作業がすべてシステム内で完結するようになり、職員が直接対応する必要がなくなりました。
以前は、電話で予約を受け付けた後、葬儀社から手書きの予約内容をFAXで送ってもらい、その内容を手作業で台帳に転記して管理していました。しかし、WEBシステム導入後は、入力された予約情報を確認するだけで済むようになり、管理業務が大幅に簡略化されました。
これにより、WEB予約システム導入前と比べて時間も手間も半減しました。また、作業量が大幅に減少したことで、作業ミスが発生するリスクも低くなりました。以前は、聞き間違いや転記ミスなどのトラブルが発生していましたが、現在では解消しております。
さらに、更新作業の中で領収書をシステムで出力した際に、公印が自動的に押印されるようになり、さらなる業務効率化が図られました。このような改善により、業務全体がよりスムーズで正確になり、職員の負担軽減にも大いに役立っています。
引き続きのご利用にはなりますが、運行管理に関する効果をお聞かせください。
「Seagull-LC 斎場施設システム」を導入する前にも、斎場内には表示システムがありましたが、他のシステムとは連動しておらず、情報管理が分散していました。今回の「Seagull-LC 斎場施設システム」導入により、予約情報と案内表示の情報が一元管理できるようになり、業務が大幅に効率化しました。
特に便利に感じているのは、予約情報として入力された内容が、再入力や打ち直しをしなくてもそのままディスプレイに反映される点です。この機能により、入力ミスが減少するとともに、作業の手間が大きく軽減され、大変助かっています。
また、当日の葬家の進行状況が一目でわかるようになったことも大きな効果となっています。事務室にいながらでも、現在の進行状況を即座に把握できるため、業務がよりスムーズになりました。さらに、進行状況の確認は事務室だけでなく、制御室や収骨準備室、売店でも可能となり、職員間で情報をすぐに共有できるようになった点が非常に便利です。
加えて、「Seagull-LC 斎場施設システム」と音声放送を連携させたことで、さらなる業務効率化が実現しました。システム導入前は、毎朝マイクでその日の音声放送内容を録音していましたが、現在では葬家の進行状況に応じて音声が自動的に流れるようになりました。この仕組みにより、業務の手間が減少し、大変助かっております。
さらに、施設の割り当てにおけるミスが防げるようになったことも、大きな導入効果の一つです。例えば、使用する式場や待合室の時間が重複するなどの誤った割り当てがあった場合、システムが自動でエラーを検出してくれます。この機能により、割り当てミスが大幅に減少し、当日がスムーズに運用できるようになりました。
「Seagull-LC 斎場施設システム」の導入を通じて、業務効率化と情報共有の精度向上が実現し、職員一同、大いに助かっています。
先輩ユーザーからのアドバイス
現在、斎場施設関連のシステムを検討されている自治体に「先輩ユーザー」としてアドバイスなどあればお聞かせください。
現在電話で予約受付を行っている斎場においては、WEB予約システムの導入を検討することで、業務効率化やミスの防止が期待できます。職員の手間を軽減し、業務時間を効率的に活用できるため、ぜひ導入をお勧めしたいです。
WEB予約システム導入前は、空き状況の確認だけでも電話で問い合わせる必要がありましたが、システム化によりその手間がなくなり、業務が格段にスムーズになったと葬儀社からも好評です。
また、パソコン操作が得意ではない方でも、一度使い始めていただければ、その使いやすさから継続的にご利用いただけることが多く、非常に親しみやすいシステムだと感じています。まれに、入力方法の誤解などでお問い合わせをいただくこともありますが、説明するとすぐにご理解いただけて、大きなトラブルには発展しておりません。導入後の運用も比較的スムーズに進んでおり、本斎場で非常に活用しているシステムですので、他の斎場においても同様に良い効果が期待できるのではないかと思います。
WEB予約のシステム導入を検討される自治体の中には、システムでの不正な予約を気にされる方もいらっしゃいますが、実際にシステムを導入して７年の間にそういった不正な予約に困るようなことはありましたか？
予約内容の確認を行っているため、不正な予約が見受けられることはほとんどありません。ごくまれに不正な予約を発見した際には、声掛けを行い対応していますが、これまで大きなトラブルに発展したことはありません。
ワイイーシーソリューションズへの今後の期待
最後に、ワイイーシーソリューションズへの今後の期待をお聞かせください。
システムの利用中に不明点があっても、問い合わせをすれば迅速に対応していただけるので、大変助かっています。
ただ、更新作業の際に新しい機能を追加したものの、運用してみた後に「こうした方がよかったかもしれない」といった現場の意見が出ることもありました。そのため、他の斎場で活用されている機能や事例を提案してもらえると、こちらで検討する機会が増え、さらに効果的な運用ができたかもしれません。今後もシステム運用を進める中で新たな気づきや改善点が見つかった際には、ぜひ相談させてください。
お忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。
※取材日時 2024年11月
