『Seagull-LC Stagia 施設予約システム』パルテノン多摩様インタビュー

やりたいことを実現するパートナーとして、担当者のレベルも高く、新しいことへ対応する力があることが、YECの魅力です。

やりたいことを実現するパートナーになってくれるところ、システムの拡張性が高いところ、担当者のレベルが高く新しいことに対応する力があるところがYECの魅力です。

株式会社JTBコミュニケーションデザイン(以下JCD)では、パルテノン多摩の管理運営業務を担う中でワイイーシーソリューションズ(以下YEC)がご提供している「Seagull-LC Stagia 施設予約システム」を活用しています。

お話を伺った方

株式会社JTBコミュニケーションデザイン

JCD エリアマネジメント部
パルテノン多摩共同事業体 運営企画課長
  遠山 浩司 様
URL:https://www.jtbcom.co.jp/

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多摩市、パルテノン多摩、JCDの関係性

多摩市におけるパルテノン多摩の位置付けについて教えてください。

パルテノン多摩は開館以来、多摩市におけるコミュニティ醸成の場としての役割を担ってきました。幼稚園の発表会や中学校の合唱コンクール、成人式、長寿を共に祝う会など、一生のうちの様々なタイミングで訪れ過ごしていく施設のため、市民の生涯にわたるシンボルのような存在となっています。

パルテノン多摩とJCDの関係性について教えてください。

パルテノン多摩は、2020年から約2年にわたり大規模改修を行い、2022年7月にリニューアルオープンしました。リニューアルを構想する段階でプロポーザル型の公募が行われましたが、JCDはこの改修について「運営を一から作り直すチャンス」と捉え、今後30年間の持続可能な管理運営を見据えた運営業務改革・DX導入推進を提案し、JCDを含む共同事業体が指定管理者として選定されました。

その後、既に財団側で利用していた施設予約システムの開発元であるYECとともに、業務フローから大きく見直すことにしました。

JCDが展開している「施設運営プロデュース事業」について教えてください。

JCDはJTBのグループ会社として、旅行以外における人々の交流を中心としたコミュニケーション分野を扱い、プロモーション、MICE(※1)、HR(※2)、指定管理事業など、「人の動き」をビジネスドメインとしたソリューションを提供しています。

エリアマネジメント部では、運営する公共文化施設や観光案内所等を「交流拠点」として捉え、持続的な地域を創っていく取り組みとして「施設運営プロデュース事業」を展開しています。パルテノン多摩をはじめ様々な地域において50施設ほどを運営しながら、従来の文化施設運営ではなかなか手をつけられなかった交流人口の増加に注力するなど、積極的な事業を仕掛けています。

※1 MICE:Meeting(会議・研修)、Incentive travel(報奨・研修旅行)、Convention(国際会議・学会)、ExhibitionまたはEvent(展示会・見本市・イベント)の頭文字からとっており、多くの集客交流が見込まれるビジネスイベントなどの総称
※2 HR:Human Resource(人的資源・人材)の活用

YECとの関係性

YECの第一印象についてお聞かせください。

YECの施設予約システムは、他団体の施設管理業務において既に使用したことがありました。指定管理事業に携わる中でいくつか他社の施設予約システムも扱ってきましたが、YECが開発したシステムは、マスタ設定を非常に多く持っているため汎用性が高い点と、EUC(※3)の概念が優れている点が印象的でした。

また、SE及び営業担当者の対応がとても良かったのが最初から印象に残っています。当時、JCDで管理運営している50施設ほどのナレッジを構造化し、基盤としてのオペレーションシステムを持って施設予約業務フローを構築したいという思いがありましたが、実際には各自治体で条例等の障壁があり実現が難しいと感じておりました。
JCDがパルテノン多摩の管理運営に参画するタイミングでこの思いをYecの営業担当者へ伝えたところ、基盤づくりに対しても力を入れて取り組んでくれたのがありがたかったです。

※3 EUC:End User Computingの略で、情報システム部門以外の人が自主的にコンピュータを操作して、自分あるいは自部門の業務に役立てること

システム導入プロジェクトにおけるYECの評価についてお聞かせください。

本プロジェクトにおいて、担当SEから一回もNO(できません)と言われませんでした。会社として対応が難しい場合でも、必ず代替案を出してくれたので感謝しています。
私自身、現業務に追われ2週間ほど施設予約システムの関係に手がつけられなかった期間があったのですが、YecのSE担当者は時間がないことを理解した上で、JCD側の課題を整理しスムーズに回答できるようフォローしてくれるなど、適切にプロジェクトをコントロールし、成功に導いてくれました。

システム稼働後も、業務改善に向けた新たな機能やインボイス対応についてなどの話題を提供してくれるため、次につながるような提案をいただけて助かっています。

「Seagull-LC Stagia 施設予約システム」の活用概況

現在、パルテノン多摩でご利用いただいている「Seagull-LC Stagia 施設予約システム」において、特に役立っている機能や気に入っている機能はありますか。

Webからの利用者情報仮登録機能は非常に便利で役立っています。利用者の内72%は、この仮登録機能をご利用いただいています。また、オンライン申請を拡充させるためにマルチペイメントサービスへの連携もお願いしましたが、利用者全体の12%にご活用されており、利便性の向上に繋がっています。

マスタ設定の中では、特に「利用日から1ヵ月前までの予約は区分単位の貸し出し、利用日まで1ヵ月を切った予約は時間単位の貸し出しをする」といった細やかな運用にも標準機能で対応できた点が、施設の利用率向上に直結しました。

更に、今まで1か月分の予約台帳を手作業で入力していたのですが、リアルタイムで画面表示する機能をカスタマイズで実装してもらったところ、非常に便利で毎日各部署で活用するようになりました。この機能のおかげで、運営企画課にて毎月7時間かかっていた作業工数を削減できたという成果も出ています。
Yecはこの機能の他にも、拡張性を考慮したカスタマイズ仕様を一緒になって考えてくれました。
細かな機能としては、予約時や抽選申込時、抽選結果通知時等に自動でメールを送信できる機能が役立っています。文面も細かく変えられる点が気に入っています。

EUC機能では、仮登録状態の利用者を抽出して本登録に誘導したり、本日の未納者を抽出してリマインドメールを送付したり、抽選当選後の辞退者と該当日の落選者を抽出しマッチングして随時予約受付に誘導したり、など様々な場面に活用しています。

システムをご利用いただくことにより、具体的にはどのような効果が出ていますか。

施設利用者から「利用者登録から申請完了までの流れが、休館前より体感で3割早くなった」というフィードバックをいただきました。本プロジェクトで私たちは、施設の運営業務改革・DX導入推進の実現を目指し業務フローから一つ一つ見直し再構築してきたので、利用者にとって早く申請が完了するようになったのはDX推進の観点で素晴らしい成果が出たと言えます。

業務の見直しとWEB決済の導入により、企業の方々にも頻繁にご利用いただいたり、日頃なかなかご利用のなかった中学生が自習室で勉強したり、といった成果も生まれ、行政にも喜ばれています。

先輩ユーザーからのアドバイス

現在施設予約関連のシステムを検討されている団体に向けて、「先輩ユーザー」としてアドバイスなどあればお聞かせください。

施設予約業務における「申請書」「許可書」のやり取りを未だ紙媒体で行っている施設は多いと思います。行政の条例通りに行うと仕方のないことと考えがちですが、そういった部分がDX化できるポイントとなります。
例えばパルテノン多摩では「許可書」の郵送に年間92万円かかっていましたが、システム上で交付することによって0円にすることが可能となりました。

行政が直営の施設等においては特に運用を見直すことは難しいと思いますが、そこを一歩踏み出してご検討されると費用削減や業務効率化、利用者サービスの向上に繋がるのではないでしょうか。

YECの良いところを3つ挙げるとしたらどんなところですか。

  1. やりたいことを実現するパートナーになってくれるところ
  2. システムの拡張性が高いところ
  3. 担当者のレベルが高く、新しいことに対応する力があるところ

特に拡張性の点では、「何かやりたいことがある」「施設運営を良くしたい」といった思いがある方はYECを選ぶと後悔がないと思います。

今後について

YECに対する今後の期待をお聞かせください。

EUC機能の考え方ひとつとっても、YECはユーザー側で自由に設定できる部分が多く、またその領域を増やしていける点が、他社と大きく異なっています。
機能として充実している上に、会社としてもパッケージに柔軟性を持たせる方向性にあるのは素晴らしいことだと思うので、YECには今後もそうあってほしいです。

JCDが施設運営プロデュース事業において今後目指していきたい姿について教えてください。

JCDは多くの施設を管理運営しているため、行政から貸館サービスと密接に連動したシステム開発もしていると思われご期待をいただいていましたが、実際にはJCDにそういったナレッジがありませんでした。

今後はYecのように、業務フローから連動した運営基盤を持った会社になっていきたいです。
「JCDに話を持っていけば、パルテノン多摩の事例のように業務フローを変えて運営工数を3割減らし、空いた時間で稼働率を3割上げて顧客体験価値の高いサービスを展開していける」と思ってもらえるよう、YECともタイアップしていければと考えています。

施設の運営業務で困っていたら、JCD+YECに是非ご相談ください!

お忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

※ 取材日時 2022年11月
※ 文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。

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