1. 公共施設予約システム導入におけるスケジュール管理の重要性
自治体におけるシステム導入は、民間企業とは大きく異なり、数年度前から予算を確保し、各関係者を巻き込みながら慎重に検討を進めていく傾向にあります。
なぜこれほどまでに慎重なプロセスが求められるのでしょうか。その理由は明確です。税金を使って事業を行う以上、透明性を確保し、行政における財政健全化を図る必要があるからです。公共施設予約システムの導入においても、この原則は例外ではありません。適切な時期に適切な準備を行うことが、後の円滑な導入につながります。
しかし、一般的に言われるスケジュール感で本当に十分なのでしょうか。
2. 自治体向けシステム導入における一般的な流れ
公共施設予約システムに限らず、自治体が導入するシステムでよく言われるのが「年度初めから夏にかけて次年度の予算に向けた情報収集を開始し、秋頃に予算申請に向けた資料を作成、その後財政部門へ予算要求」といった流れです。
確かに、多くのシステム導入案件においては、この標準的なスケジュールで問題なく進められるケースもあります。しかし、公共施設予約システムの場合はどうでしょうか。法令や条例・例規に関わる検討が必要であったり、指定管理者をはじめとする関係者が多数存在したりする中で導入検討を進める必要があります。
このような特性を持つ公共施設予約システムにおいて、他のシステムと同様のスケジュール感で本当に良いのでしょうか？当社の実際の導入事例から、より現実的なスケジュール感を確認していきましょう。
3. 自治体Aの事例：予算化年度より前からの準備の重要性
2026年2月に当社施設予約システムが稼働した自治体Aでは、2025年度予算でシステム更新を行うため、以下のようなスケジュール感で検討を進めました。
自治体Aの担当課では、2023年の夏から秋頃に公共施設貸出の運用見直しの話が挙がり始めました。11月には当社から次期システム更新に関するヒアリングの打診があり、そのタイミングで更新までのスケジュール案も出てきたため、本格的な検討を始めたそうです。その後、自治体A側から複数の事業者に声をかけ、各システムのデモを見たり、見積を収集したりして検討を進めていきました。
2024年4月からはシステムデモ環境を使って具体的な機能要件の検討を行ったり、スマートキー等の要件を調整したりした上で、9月末までに担当課内で予算申請案をまとめました。財政課の査定を経て1月には2025年度の予算案が確定しましたが、その後は議会対応に追われたため、それらがひと段落ついた2025年4月に事業者選定を行い、5月に当社との契約締結に至りました。
注目すべきは、自治体Aでは予算編成を行う2024年度よりも更に前から情報収集を始めたという点です。それでも「早すぎることはなかった」と担当者は振り返っています。
自治体Aでは例年1月に次年度の予算案が固まり、3月の議会を迎えます。そのため1月から3月頃は議会対応もあり多忙を極めます。しかし、施設予約システムは関係課が多いため、「1月頃から課内で検討を始め、年度明けからは他課を交えて本格的な調整を行うのが望ましい」という認識を持っているとのことです。
このように早期からの検討を円滑に進めるためには、システム事業者との情報交換を気軽に行える関係性を構築しておくことも有効です。自治体Aの担当者からは「YECは電話で済むようなことも訪問して直接話してくれるので、早い段階から気軽に相談できて良かった」というコメントもいただきました。
4. 自治体Bの事例：短期間での導入における課題
自治体Bは、Windows10のサポート切れに伴い、2025年10月までに急遽システム再構築が必要となったケースです。
2024年6月から情報収集を開始し、まずはサポート切れまでに間に合うスケジュールを何パターンか作成しました。同月中に4社から概算見積を取得し、7月には3社のシステムデモを確認、12月に予算申請（予算要求書の提出は10月）という流れで進めました。
自治体Bのご担当者は、システム検討の初期段階について、
「システムの機能のほか、帳票などがどのような様式か、また、カスタマイズが可能か、その費用はどのくらいかなど、もっと詳細に情報収集する必要がある。」
「職員向け、利用者向けの操作マニュアルの情報収集をする必要がある。特に、職員側の操作方法を初期段階で確認した方がイメージしやすく選定しやすい。」
等、早期の詳細な情報収集の必要性を感じられていました。
その後の庁内調整についても、半年程度（2か月に1回程度で定例会を開催し、関係者間で調整）を要したとのことです。
今回の導入に関して、ご担当者は
「システム導入まで短い期間であったため、システムの選定、予算要求、契約事務など、様々な項目で詳細なスケジュールをあらかじめ作成する必要があった」
と振り返り、より早い段階からのスケジュール検討の重要性を実感されています。
5. 早期の情報収集と余裕を持った計画立案の必要性
自治体A、Bともに無事に予定通りの稼働を迎えることができましたが、両自治体とも「更に早い段階から情報収集を進められていれば、余裕を持って内部の認識合わせができた」と振り返っています。
公共施設予約システムの導入には、施設所管課、財政部門、情報システム部門、指定管理者、さらには利用者に至るまで、多数のステークホルダーが存在します。各調整には想定以上の期間がかかる可能性が高く、余裕を持ったスケジュールで検討を進めていくことが重要です。
重要なのは、早い段階から情報収集の手段を複数持っておくことです。具体的には、
- システムベンダーへの問い合わせ
- 他自治体へのヒアリング
- 業界動向の把握
などが挙げられます。特に、実際に導入を進めた自治体からの生の声は、現実的なスケジュール感を把握する上で非常に参考になります。
一般論として語られる「年度初めから夏頃までに情報収集」というスケジュール感は、公共施設予約システムにおいては必ずしも十分ではない可能性が高いと言えます。
6. 当社の伴走型サポート
当社では、早い段階からお客様の運用を理解するために詳しくヒアリングを実施しています。単なる製品説明にとどまらず、お客様の業務フローや課題を丁寧に把握した上で、最適なソリューションをご提案いたします。
1987年の文化会館向け予約システム納入以来、全国各地・あらゆる規模での納入経験を積んできた当社だからこそ、同規模の自治体における導入事例を具体的にご紹介することができます。
また、お客様ごとに理想的なスケジュールをご提案することも可能です。予算化のタイミング、関係者調整の進め方、庁内アセスメントへの対応方法など、実績に基づいた現実的なアドバイスや類似事例のご提示ができます。
「こんな早い段階から相談して良いのだろうか」と遠慮される必要はありません。むしろ、早い段階からご相談いただくことで、より余裕を持った検討が可能になります。
公共施設予約システムの導入を始める際は、お気軽に当社へご相談ください。経験豊富な専門スタッフが、お客様の円滑なシステム導入を全力でサポートいたします。
