システムの総合的な満足度
こちらは、『Seagull-LC C-Connect市民の声システム』を利用した総合的な満足度の回答結果です。回答いただいた利用者のうち、90％以上の方から「満足」との評価をいただきました。「不満」の回答は一切なく、システムの導入に対して非常に高い評価が得られました。
この結果から、全体的にシステムが利用者に受け入れられており、顧客満足度の高いシステムといえます。
システムで満足している機能
多くのユーザーに、「進捗管理機能」と「検索機能」が高く評価されており、活用されています。「進捗管理機能」は、所管課への依頼後のステータスをリアルタイムで把握するために使用されており、作業の進行状況を迅速かつ正確に確認できる点が、業務効率化の一助となっていることがわかりました。特に、広聴業務では多数の案件が同時進行で進むため、進捗状況を適切に管理できる機能は必要不可欠です。加えて、「検索機能」の高い精度が情報の迅速なアクセスを可能にし、業務の迅速化に寄与しています。
さらに、「集計機能」や「データ出力機能」も多くの利用者から支持されており、日々の業務の中で情報整理や報告書作成に役立っています。「データ出力機能」を用いることで、システムに蓄積されたデータをスムーズに取り出し、統計の分析を行うことで、業務のスピードアップに貢献しています。
加えて、「メール通知機能」も利便性の高い機能として支持を受けており、案件の処理状況や進展をすぐに確認できるため、コミュニケーションの円滑化が図られています。他にも、「受付・付番機能」や「要処理一覧の表示」、「案件削除機能」、「回答の公開・非公開選択」など、利用者に合わせた柔軟な運用が可能な機能が、実務に直結した形で役立っています。
システム導入に至った経緯
システム導入に至った背景として、自治体が直面している課題に対する改善のニーズが顕著に現れています。アンケート結果によると、「回答の進捗を確認したい」という声が最も多く、70％のユーザーがこの機能を求めていました。
加えて、「住民からの意見に素早く回答したい」、「意見に対する回答を全庁で共有したい」といった要望も強く、住民とのコミュニケーションのスピードや全体的な対応の効率化が重視されていることが伺えます。これらの要望は、単なるデジタル化の一環ではなく、全庁的な透明性の向上や迅速な意見反映を目的としたシステムの必要性を裏付けています。
システム導入後住民の声の件数変化
システム導入が総合的な意見数に対して大きな影響を与えなかったという結果がでました。その背景にはいくつかの理由があります。
増加した理由
一部の自治体では、意見の受付窓口の増加や、投稿フォームの改善が行われたことで意見の数が増加しました。また、各課で個別に対応していたものを一元的に管理するようになったことで、結果的に対応件数が増加したと感じるケースもあります。
変わらない理由
一方で、住民数に大きな変化がなく、投稿機能自体が既に存在していたため、意見数はあまり変わらないという意見も多く見られました。このような場合、システム導入そのものが意見数に直接的な影響を及ぼさなかったと考えられます。
減少した理由
コロナ禍で一時的に住民からの意見が増加したものの、現在はその状況が落ち着き、意見数が減少したと感じる自治体も存在します。特に、パンデミックに関連した問題や不安が解消されたことで、意見数が自然と減少したと考えられます。
このように、システム導入が意見数に与える影響は一概には言えず、システム導入前後の住民向け投稿フォームの設置の有無やシステムの運用方法によって異なる結果となっています。
システム導入後の職員の作業時間の変化
システム導入後の職員の作業時間の変化にはばらつきが見られました。この結果の背景にはさまざまな理由が挙げられています。
増加した理由
受付件数が増えたことにより、作業時間も比例して増加したという職員の声が多く見られました。特に、システム導入によって意見の数が増えたことで、全体的な作業負担が増えたと感じる職員がいるようです。
変わらない理由
一部の職員は、操作性の向上は感じるものの、データ出力に時間がかかるため、全体の作業時間に大きな変化がなかったとしています。
総じて、システム導入によって作業効率が向上した職員も多い一方で、業務内容や受付件数の変動によっては作業時間が増加したケースも見られることがわかりました。
減少した理由
一方で、1件あたりの作業工数が大幅に減少したという意見も多く見られました。システム導入によって、意見の起案や決裁、回答作成にかかる時間が削減され、作業効率が向上したことが理由です。進捗確認や意見の一元管理が簡単になったことにより、特定の業務にかかる手間が減り、全体の作業時間が削減されたという結果が出ています。
まとめ
システム導入後、職員の作業時間にはばらつきが見られましたが、全体としては多くの職員が作業効率の向上を実感しています。意見の進捗管理や起案、決裁にかかる時間が削減されたことで、特定の業務における負担が軽減され、効率化が進んでいます。また、意見受付の件数が増加したとしても、システムによって1件あたりの作業工数が減少しているため、総合的に見れば業務のスピードアップが図られたといえます。
一部でデータ処理に時間がかかるという声もありますが、今後さらにシステムの改良が進むことで、より一層の効率化が期待されます。職員の負担軽減や市民対応の迅速化が実現され、システム導入は全体的に大きなメリットとなっています。システム導入は、住民からの意見に対する迅速かつ的確な対応を支える強力なツールとして、今後も重要な役割を果たしていくと考えられます。
ワイイーシーソリューションズの『Seagull-LC C-Connect市民の声システム』は、行政に住民の意見を効率的に反映できる広聴システムです。このシステムは、役所内の情報共有や職員間のコミュニケーションを強化し、部署間の連携をスムーズにすることで、住民からの要望や提案を迅速に政策に反映するための広聴向けシステムです。リアルタイムで情報を共有できるため、住民対応や意思決定のスピードが向上し、透明性の高い行政運営が実現します。セキュリティも確保されており、安心して利用できるシステムです。
導入ユーザーの90％が満足している、住民の意見を効率的に集約できる『Seagull-LC C-Connect市民の声システム』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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