秘書システム

「使いやすさと見やすさ」一番に目指した多機能スケジュールシステム

こんな問題に心当たりはありませんか?

  • 手作業や、複数のツールを使用してスケジュールを管理しており、予定の変更に時間がかかる

  • 予定ごとの関連事項も細かく管理したい

  • スケジュールを1日単位で記入するため、週単位、月単位の予定が確認しづらい

  • 予定の追加や変更が重なり、スケジュールの空き状況がわかりづらい

  • 案内状や撮影した写真を付加情報として残しておきたい

  • システム上のスケジュールを出力して、関係者に渡せるようにしたい

特長

  • スケジュール情報の一元管理

    システムで一元管理をするため、スケジュールのバッティングを防止できます。
    スケジュール管理対象者の1日のスケジュールを1画面で表示できるほか、個人ごとの週間スケジュールや1日スケジュールの表示に切り替えることがすぐにでき、さまざまな予定が一目で確認できます。
    また、応接室や会議室などの施設スケジュールを管理することが可能なので、こちらで社用車のスケジュール管理もできます。

  • 使いやすいシステム

    画面の導線を意識した、わかりやすく操作に迷わないシステムの設計で、不慣れな方でも簡単にご使用いただけます。
    予定の変更は、システム画面でドラッグ&ドロップすることで簡単に行え、すぐに反映されます。
    各課・各部署からのスケジュール問い合わせにもスピーディーに回答できます。
    また、IDとパスワードでユーザーを管理し、予定の種類によって入力や閲覧の権限を設定できます。

  • 充実した管理項目

    予定に関する、さまざまな詳細情報を登録できます。代理出席、挨拶、会費など必要な管理項目はあらかじめ用意されているので、運用に合わせてすぐにお使いいただけます。
    ファイルのアップロード機能があるので、一つの予定に対して、案内状や写真、会場地図などのファイルも付加情報として添付することが可能です。

  • スケジュールの視覚化

    システム上で確認するだけでなく、日程表や週間表としてスケジュールを出力し、確認帳票としてご活用いただくことが可能です。
    また、充実したスケジュールの検索機能を備えており、結果を出力することも可能です。その際、予定に添付したファイルも併せて検索することができます。
    タブレットやスマートフォンに対応しているので、外出先でスケジュールシステムを確認したい場合は、PCと同じように確認や登録が行えます。

  • お客様に最適な環境で構築可能

    システムは、オンプレミスでの環境構築・クラウド上での環境構築、どちらでも可能です。
    また、お客様データセンターやYecの自社データセンターをお使いいただくことも可能なので、お客様にとって最適な方法をお選びいただけます。

機能

スケジュール入力
細やかな内容での登録が可能でスケジュール管理をサポートします。
主な管理項目として、一般的なスケジュール項目に加え、出欠区分(調整中・出席・欠席代理など)や挨拶状況、会費金額、備考メモ欄などの項目があります。
そのほか、さらに内容詳細ページを設け、そちらで相手方の情報や交通手段情報などの詳細な項目を管理できます。
また、コピー機能として、繰り返しのスケジュールや、他の人にもコピーしたいスケジュールをかんたんにコピーできます。
スケジュール確認、画面の切り替え

▼マルチ(複数人)1日スケジュール

システムにログインして最初に表示されるトップページが、左のマルチ(スケジュールの対象者複数人)1日スケジュールの画面です。個人ごとやスケジュール用件ごとに色分けされた当日の予定が見やすく表示されます。
5分ごとのブロックバーで予定が表示されるので、一目で把握できるようになっています。
スケジュールを変更したい場合は、ドラッグ&ドロップで手軽にできます。

▼個人1日スケジュール

対象者個人の1日の予定や週間の予定を確認したい場合は、左の画面に切り替えます。

▼個人週間スケジュール

スケジュールの検索・空き検索(空き時間の検索)
スケジュールの検索について、充実した検索項目を設け、ストレスなく目的の用件を見つけることができます。検索結果をCSV出力できるので、加工して集計などにご活用いただけます。
また、複数人のスケジュールの空き時間を検索する機能があります。
スケジュールの出力
複数人の当日の日程表、個人の当日の日程表・週間予定表・月間予定表を出力できます。
また、確認帳票としてご活用いただける、用件ごとの詳細情報が印刷された、入力確認表の出力が可能です。
ファイルのアップロード機能
一つ一つのスケジュールに、会場までの地図や、招待状のPDFファイルなどのファイルをアップロードすることができます。
関係者の名刺をアップロードするなどしてご活用いただけます。
スマートフォン対応・Webのカレンダー連携
スマートフォン対応のシステムのため、外出時など、スマートフォンやタブレットでスケジュールを確認することができます。
スマートフォンのような小さい画面でも、スケジュールが見やすいように設計されています。
また、システムスケジュールをWebのカレンダーに同期させ、そちらでも確認することができます。
ページの先頭へ