「BPOサービス」の活用概況
現在、クリスピー・クリーム・ドーナツではYECの「BPOサービス」をどのように活用していますか。
当社では、正社員約140名を含む従業員約1,500名(※1)のマイナンバー情報の収集・管理をするためにYECの「BPOサービス」を導入いたしました。 従業員はアルバイトが多く、全国にある約60店舗(※2)のお店単位でアルバイトの雇用をしています。採用時に配布する入社書類の中で、通常の書類は本社へ送ってもらいますが、マイナンバー関連書類だけはYＥＣのデータセンターに返送してもらっています。データセンター内で申告用紙と添付書類をすべて照合・管理をし、そのデータを毎月1を毎月1回当社へ納品していただいています。
※1：(2016年5月1日現在)
※2：(2014年10月現在)
BPOサービス 運用イメージ図
BPOサービス導入の課題と背景
BPOサービスを導入された課題や背景についてお聞かせください。
2016年1月から始まったマイナンバー制度が導入のきっかけです。国民の一人ひとりに個人番号が割り当てられることに伴い、当社においても税や社会保険の手続上、従業員のマイナンバー収集・管理が必須となりました。制度がはじまる前の社内では下記の課題があがっていました。
Point1:マイナンバー情報を扱う負担
全国で勤務している約1,500人の従業員のマイナンバーを安全でなおかつ効率的に収集するには、どのようにすれば最適なのかを念頭にして検討いたしました。特にそれぞれの店舗(当時：約63店)の店長に、特定個人情報を持つマイナンバーを扱う負担をかけないことを重要視いたしました。
Point2:本社内で一括で収集するには管理部門の人手が不足している
マイナンバー制度が始まると決まった時点で、まずは社内で内製するのか、外部に業務委託するのかを検討いたしました。マイナンバー業務となりますと性質上、本社内の社員で共有して作業を行うのではなく、マイナンバー取り扱い専任の担当者が必要です。一人でしか作業ができないマイナンバー取集管理を内製するのは、大規模ではない当社にとって厳しい状況でした。
Point3:情報漏えいの防止、安全管理の徹底
マイナンバーの収集を各店舗(店長)が取り扱うことになると、先述の負担に加えて、情報漏えいのリスクもあります。安全な管理運用を徹底することは現実的には難しいと考えられます。企業として従業員の特定個人情報を守るための手段を考える必要がありました。
これらの課題を解決するために、外部への業務委託をすることが決まり業者の選定をはじめました。
選定要件：最良でないなら業務委託の意味がない
選定要件について教えてください。
まずは取引のある会社さんやサービスを提案している企業 からヒアリングし、いろいろと情報収集をしました。
従業員は会社を信用して、財産ともいえる大事なマイナンバー情報を提出します。扱いを誤ってしまうと、個人にも会社にも多大な損害を与えてしまうものなので、慎重に委託先業者を選定いたしました。
数社を比較検討した結果、YECへお願いすることにいたしました。2015年5～6月頃のことだと思います。
選んだ理由：《提案》、《コスト》、《安心感》
比較検討の結果、YECを選んだ理由について教えてください。
YECが他社に比べて優れていたポイントは《提案書》、《コストのバランス》、《安心感》です。
Point1：具体的な提案書
当時は、マイナンバー制度が始まる前で情報がいろいろ錯綜し、ガイドラインもどんどん変わっていくような状況でした。そのため、ほとんどの会社の導入提案は先が見えないものでしたが、YECからの提案書は早い段階から具体的で、収集フローをわかりやすく提示してある点を評価しました。
Point2：コストのバランス
YECからのサービス価格は、比較検討した数社の真ん中くらいでした。初回のマイナンバー収集数は1,300件程のためイニシャルコストはかかりますが、その後は月々20件前後とランニングコストは少なくなります。他社さんの中には、「紙での収集・管理は手間や書類のやりとりが大変なため価格が高いので、紙に比べて安価なネット(データ)での収集を全員に適用」する提案がありました。
社員に関してはネットでの収集が可能ですが、アルバイトさんの中にはネット環境(スマホ・メールアドレス)を持っていない人もいます。
価格面だけを比較すれば、より低コストでの導入が図れる他社になりますが、従業員の手間や環境を考慮すると、紙を提出してもらう取集方法の併用でも十分なコストメリットが得られます。
コストだけではなく、選定要件や当社の事情を汲んだYecのサービス価格はバランスが良いと判断しました。
| 取得方法 | 価格 | 手間 | メリット・デメリット |
| 紙(申請書類を郵送) | やや高い | 人手を介する | 全ての従業員が提出可能な方法(YECの提案) |
| インターネット | 安い | 少ない | ネット環境を持っていないアルバイトもいる |
| 紙とネットの併用 | 中間 | 中間 | 様々な情報収集環境に対応できるが管理が大変 |
Point3:安心感
今回の導入まで、正直、YECについては存じ上げておりませんでしたが、当社と取引のある企業からの紹介であり、NECのグループ企業ということで安心感がありました。また、YECの担当者さんはマイナンバー収集の運用相談など、導入前後のフォローなどもタイムリーかつ熱心に教えてくださるのもポイントでした。
導入したサービス及びYecへの評価
導入からこれまで2年半を通じての、「YECへの評価」をお聞かせください。
あらためて「良いところへ依頼した」と思っており、次の3点に好印象を持っています。
「営業担当者の配慮」
「現場担当者の対応力」
「幅広い提案力」
挙げていただいた3つの点について、それぞれ具体的に教えていただけますか。
では、順にお話いたします。
好印象１：「営業担当者の配慮」
当社では新しく採用された方に渡すマイナンバー収集キット(書類一式)の中に、マイナンバー申請関連の書類が白い封筒に入っています。ほかの書類と区別しやすいように、私が『マイナンバー』というラベルを作成して封筒に貼っていました。それを営業担当の北村さんに話したところ、書類のレイアウトを変えて封筒も窓付きや色つきに変えることを提案くださいました。
とりたてて急ぎの内容ではなかったのですが、迅速に対応いただき、入社書類キットの準備作業の効率が向上しました。毎月、打ち合わせに来ていただけるので、何気ない相談もしやすくてありがたいです。
好印象２：「現場担当者の対応力」
実際にデーターセンタでマイナンバー業務をしている担当者さんは、こちらからの問い合わせや要望等について真摯に対応いただいています。 上記のレイアウト変更の際も、「空欄がでるので、何か文章を入れることも可能ですよ」等、いろいろな提案がありました。マイナンバーのガイドラインについても詳しく、添付書類の扱いが変更になった際も、すぐに教えていただきました。
評価３：「幅広い提案力」
2016年の9月頃、当社では従業員のストレスチェックシステム導入を検討しておりました。YECの担当営業へ相談したところ、営業さん自ら私が気になっていたパッケージソフトウェア販売元に連絡し、ストレスチェック実施システム追加導入の調整をしてくださいました。
その際、モニターキャンペーンを利用すると費用が抑えられるなど、当社にとって有益な情報を提供いただいたり、システムの使用方法について開発販売元と連携して細かく教えていただいたりと尽力くださいました。
当社と開発販売元との間に入り、製品システム導入を取り持つことによるYECのメリットは少ないと思うのですが、当社にとって必要なものをコーディネート(自社製品に限らず)する幅広い提案力を高く評価しています。
お客様からのアドバイス
現在、マイナンバーの収集・管理の業務委託を検討している企業に向けて、「先輩ユーザーとしてのアドバイス」などあればお聞かせください。
主観になり恐縮ですが、マイナンバーの収集・管理業務に負担や疑問を感じている方は、一度、サービス提供会社に相談されるのも課題解消の近道かと思います。
特に当社のように飲食で店舗や拠点の多いところは、社内内製での収集・管理が難しいと思います。紙ベースでするのか、ネットでするのか等、検討事項がいろいろありますので、実績のある業者へ依頼することをお勧めいたします。
マイナンバー制度は、始まって日が浅く、最初から上手くいっているところはあまり多くはないかも知れません。自己流で運用されている企業もあるかと思いますが、国の政策ですし、近い将来には基礎年金番号のように定着するものだとしたら、少しでも早いうちに専門の方に対策をお願いする方が良いと思います。
ワイイーシーソリューションズへの今後の期待
最後に、ワイイーシーソリューションズへの今後の期待をお聞かせください。
当社は11年目というまだ若い会社です。これから発展していくためにも社内の整備に取り組んでいく予定です。マイナンバーもストレスチェックもその一環ですので、導入して終わりではなく、さらなる業務向上につなげたいと考えています。
YECにはサービスや技術の提供を通じて当社を後方支援していただくことを希望しておりますので、今後ともよろしくお願いします。
※ 取材日時 2017年3月
※ 文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。
※ 取材制作：カスタマワイズ
